gezocht: secretaris

Functiebeschrijving

De secretarisfunctie is één van de bestuurlijke pijlers van onze organisatie. De secretaris wordt wel gekarakteriseerd als ‘het geheugen’ van de organisatie. De functionaris is verantwoordelijk voor het verzamelen, ordenen en op een toegankelijke wijze opbergen van informatie. Bepaalde werkzaamheden, bijvoorbeeld het notuleren, kunnen worden uitbesteed (notulist). De secretaris blijft echter wel de eindverantwoordelijkheid houden. Functionaris is de spin in het web doordat alle informatie vanuit ons Landelijk Bestuur van en naar overige (LHBTI-)instellingen & organisaties lopen. Bewaking hiervan is van essentieel belang om onze doelstellingen te kunnen realiseren. Naast deze taken worden door de secretaris in de praktijk veel meer taken verricht. Van het regelen van een vergaderlocatie tot het verzenden van de vergaderstukken. De secretaris voert het secretariaat met allen in- en uitgaande post en is in de meeste gevallen ook de contactpersoon voor externe organisaties/instellingen.

Taakomschrijving Secretaris

Hoofdtaken:
– het opzetten en bijhouden van het archief
– het voorbereiden, te denken valt aan het regelen van de facilitaire voorzieningen
en het opmaken van de agenda, van vergaderingen, dit in overleg met de
voorzitter, en na afloop de verslaglegging daarvan
– zorgdragen voor de afhandeling van de correspondentie en bijhouden van de
inkomende post, mail en berichten (w.o. vragen via Facebook)
– het aanspreekpunt van het bestuur
– het in de gaten houden van de bestuurlijke regels, waaronder het up-to-date
houden van de gegevens bij de Kamer van Koophandel
– heeft gevoel voor wat loopt of juist niet en draagt zaken ter verbetering voor
– bij uitstek zorgdragen voor het aanleveren van informatie voor de interne en
externe nieuwsvoorziening (denk aan de website). Hetzelfde geldt voor het
werkplan en het jaarverslag

Profiel Secretaris

Allereerst is het natuurlijk van belang dat de secretaris binding voelt in zijn
algemeenheid met de LHBT-gemeenschap & specifiek met onze LNBi-organisatie. Daarnaast zijn er bepaalde eigenschappen en vaardigheden, die bij de functie van secretaris goed van pas komen. Als je plezier hebt in ‘pen en papier’, zorgvuldige werker en als je het leuk vindt om als spin in een informatieweb te fungeren is deze secretarisfunctie echt iets voor jou!

Mail naar voorzitter@lnbi.nl